PLAATS EN TIJD

Kasten puilen uit, dossiers raken zoek, niemand anders heeft het dossier dat u nodig heeft. Of het dossier is niet meer te tillen, u wilt avonds thuis nog even wat doen of onderweg in de trein. In het weekend komt nog even een spoedje tussendoor maar het kantoor is gesloten.

Nergens meer papier

De paperless office, waar in de jaren 80 al over werd fantaseert, is nu pas realistisch haalbaar door geavanceerde document beheerssystemen, plezierig leesbare computerschermen en vooral mobiele toepassingen die het mogelijk maken documenten mee te nemen van de werkplek af.

De meeste documenten zijn al digitaal (e-mail, foto’s, en schrijft u zelf ook niet in Word?), dus waarom de volledige dossier niet? Het digitaal beheren van dossiers heeft nog meer voordelen. De dossiers worden geautoriseerd door de juiste medewerkers, de inhoud wordt beheerst en de documenten er in kunnen gemakkelijk en snel worden teruggevonden.

Honderd 100 jaar bewaren, of verplicht vernietigen na vijf jaar? Samenwerken aan het zelfde document of dossier? Full-text zoeken op alles? Bent u al toe aan document management? Record management en ECM?